0%

Organizacja dokumentów to temat często pomijany, a niezwykle ważny. Sprawdź, jak uporządkować wszystkie istotne papiery i ułatwić sobie tym życie!

Przechowywanie dokumentów sprawia Ci problem? Nie wiesz, jak je zorganizować, aby mieć łatwy dostęp do wszystkich istotnych rzeczy, ale nie zagracić sobie domu? Mamy dla Ciebie sprawdzone porady, związane z organizacją takich przestrzeni! Sprawdź, jakie zasady warto wdrożyć i jakie artykuły biurowe będą Ci pomocne.

Dlaczego warto utrzymywać porządek w dokumentacji?

Porządek w dokumentach to nie tylko kwestia estetyki, ale także sposób na ułatwienie sobie życia. Jeśli nie jest to Twoja mocna strona, z pewnością nie raz musiałeś szukać zaginionego rachunku za gaz, umowy z właścicielem mieszkania czy pisma z ZUS, które zaginęło gdzieś w stosie innych papierów. Przysparza to tylko niepotrzebnego stresu, dlatego nie warto sobie tego robić! Odpowiednio posegregowane dokumenty to przede wszystkim duża oszczędność czasu i nerwów, ale także… pieniędzy! Wydanie wielu zaświadczeń, takich jak np. akt stanu cywilnego, kosztuje. Zatem za każdym razem, gdy będziesz go potrzebował, konieczne będzie udanie się do urzędu, odczekanie określonego czasu w kolejce, oczekiwanie na dokument, a także zapłacenie za niego. Jak więc widzisz, porządek w tym obszarze naprawdę się opłaca!

Jak segregować dokumenty w biurze – podstawowe zasady

Jeśli chodzi o dokumenty biurowe, to zdecydowanie należy zachować w nich szczególny porządek. Wynika to z faktu, że codziennie przechodzą one przez ręce wielu osób, a dodatkowo często różne państwowe organy mogą poprosić o wgląd do nich. Niemożliwość przedstawienia pewnych rzeczy, wiąże się z różnymi karami, np. finansowymi, więc lepiej nie ryzykować. Pamiętaj więc, aby dokumenty firmowe dzielić na sekcje, np. w skoroszytach, które umożliwią łatwe poruszanie się w tej przestrzeni. Najprościej rozdzielić jest je na:

  1. Dokumenty związane z ZUS
  2. Dokumenty związane z podatkami
  3. Rachunki
  4. Faktury opłacone
  5. Faktury do opłacenia
  6. Umowy personalne (z podwykonawcami, pracownikami, itd.)
  7. Umowy związane z rzeczami i usługami (np. wynajmem lokalu czy z firmą przewozową)
  8. Inne

Taki podstawowy podział pozwoli Tobie i Twoim współpracownikom, szybko odnaleźć to czego potrzebujecie bez zbędnych pytań czy frustracji. Najlepiej jest, gdy dokumentacja

biurowa ułożona jest chronologicznie w taki sposób, że na górze znajdują się najświeższe kwestie. Możesz wykorzystać do tego np. szuflady na dokumenty czy klasyczne segregatory.

Organizacja dokumentów domowych - jak przechowywać?

Segregacja dokumentów domowych jest nieco trudniejsza niż tych w biurze. Wynika to zwykle z faktu, że domowników jest wielu i każdy przynosi do domu różnego rodzaju, niezwiązane ze sobą, czasami przypadkowe papiery, które mimo to muszą mieć swoje miejsce. Jak zorganizować się w takiej sytuacji? Przede wszystkim warto zadbać o to, aby każdy miał swoje, podpisane miejsce na ich przechowywanie (np. teczkę, segregator, pudełko). To pozwoli uniknąć przeszukiwania stosów papierów za każdym razem, gdy jedna kartka będzie potrzebna. Ważne jest, aby swoją odrębną przegrodę miały wszystkie dokumenty związane z wyjazdami, np. paszporty, karty z ubezpieczeniem itd. To duże ułatwienie, ponieważ zazwyczaj największa frustracja na bałagan przychodzi wtedy, kiedy przed wyjazdem nie można znaleźć najpotrzebniejszych rzeczy. Poza tym dobrze jest trzymać w łatwo dostępnym, osobnym miejscu wszystkie badania lekarskie, które dość często się przydają. Wszelkie inne dokumenty takie jak umowy, rachunki, pisma sądowe, certyfikaty, zaświadczenia itd. najlepiej posegregować i ułożyć chronologicznie w jednym miejscu, np. w segregatorze.

Akcesoria i meble, które Ci pomogą zachować porządek w segregacji

 Czujesz, że organizacja dokumentów to, to czego obecnie potrzebujesz? Koniecznie wyposaż się w akcesoria, które Ci to ułatwią. Z pewnością pomocne będą segregatory, teczki, pudełka i skoroszyty. To gadżety, które przydadzą Ci się zarówno w domu, jak i w miejscu pracy. Najłatwiej przebiega w nich bowiem segregacja dokumentów takich jak umowy, badania lekarskie, zaświadczenia, certyfikaty czy faktury. Najlepiej jest w nie więc wkładać wszystko to, czego jest dużo. Jeśli chodzi o dokumenty biurowe, z pewnością pomocne będą także pojemniki pionowe kartonowe, które szczególnie użyteczne okazują się na biurku oraz szuflady biurowe. Warto też zastanowić się nad tym, jak zorganizować przechowywanie dokumentów starszych, które nie są już na bieżąco potrzebne, ale muszą pozostać w firmie. Najczęściej poręczne w tym przypadku okazują się plastikowe pudełka lub regały, na których ustawione są segregatory.

Wiesz już wszystko o organizacji dokumentów i niezbędnych akcesoriach biurowych. Mamy nadzieję, że dzięki temu artykułowi zachowasz porządek w biurze i w domu, a to znacząco ułatwi Ci życie. Powodzenia!

Polecane: